La piattaforma per la gestione del Whistleblowing

L’ Istituto “Vigili dell’Ordine Srl” mette a disposizione dei dipendenti la piattaforma per la gestione del Whistleblowing,(https://vigilidellordine.segnalazioni.net), si tratta di uno strumento informatico finalizzato a gestire le segnalazioni di illeciti o di violazioni relative al modello di organizzazione e gestione.

Per Segnalanti si intendono i dipendenti, i collaboratori o i dipendenti di società delle imprese fornitrici di beni o servizi che realizzino opere a favore dell’Istituto, i componenti degli organi societari, i collaboratori, i clienti, i partner, i consulenti.

Le figure coinvolte sono:

• Segnalante: è il soggetto con informazioni utili allo scopo che invia la segnalazione.
• Responsabile: è il soggetto che gestisce la segnalazione.
  Il Segnalante, accedendo alla propria pagina personale, ha la possibilità di creare la segnalazione, inserendo i dati, eventuali allegati e inviarla al Responsabile. La segnalazione viene presa in carico dal Responsabile, che nella sua area riservata ha tutte le funzionalità che gli consentono la gestione del fascicolo della segnalazione. Sono considerate rilevanti tutte le segnalazioni relative a comportamenti, rischi, reati, irregolarità a danno di persone fisiche, giuridiche o dell’interesse pubblico. Poiché non esiste un elenco tassativo ed univoco di illeciti che costituiscono l’oggetto di una segnalazione, questa può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate, che siano per esempio:

• Penalmente rilevanti;
• Poste in essere in violazione dei codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• Suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all’Istituto;
• Suscettibili di arrecare un pregiudizio all’immagine dell’Istituto;
• Suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
• Pregiudizievoli per i dipendenti e altri soggetti che svolgono la loro attività presso l’Istituto. Il whistleblowing non riguarda lamentele di carattere personale, rivendicazioni e istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o che investano la sfera dei rapporti con i superiori gerarchici o con i colleghi. Le condotte illecite segnalate devono riguardare situazioni di cui il segnalante sia venuto direttamente o indirettamente a conoscenza, anche casualmente, in ragione del rapporto di lavoro e del ruolo rivestito. Le segnalazioni fondate sul sospetto o sul pettegolezzo non possono invece essere considerate meritevoli di tutela in quanto è necessario tenere conto dell’interesse dei terzi oggetto delle informazioni riportate nella segnalazione ed evitare al contempo che l’Istituto svolga attività ispettive interne che rischiano di essere poco utili e comunque dispendiose e potrebbero sottoporre il soggetto ha falsa dichiarazione. Resta infine fermo il requisito della veridicità e l’onere della prova dei fatti a tutela del denunciato.

A titolo esemplificativo, riportiamo di seguito un elenco delle diverse tipologie di illeciti come previsti dall’ordinamento che è possibile selezionare all’atto di creazione di una segnalazione:

• Corruzione
• Istigazione alla corruzione
• Abuso
• Furto
• Illecito
• Mobbing
• Assenteismo
• Comportamenti violenti o molesti
• Altro NOTE RISERVATEZZA E SICUREZZA Forme di tutela del whistleblower previste dalla normativa: Il whistleblowing è regolamentato dalla Legge 179 del 30/11/2017, che ha modificato l’art. 54-bis del d.lgs. 165/2001. La normativa prevede la tutela per i dipendenti che segnalino la commissione di un illecito e/o reato ai soggetti preposti, proteggendolo contro le eventuali ritorsioni o misure discriminatorie, dirette o indirette. L’identità del segnalante non può essere rivelata senza il suo espresso consenso e tutti coloro che ricevono o sono coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. Obblighi di riservatezza sull’identità del whistleblower: Ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione, o nell’interesse dell’indagine, l’identità del whistleblower viene protetta in ogni contesto successivo alla segnalazione. L’identità del segnalante può essere rivelata all’autorità disciplinare e all’incolpato solo nei casi in cui:

• Vi sia il consenso espresso del segnalante;
• La contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identità del segnalante risulti importante alla difesa dell’incolpato, sempre che tale circostanza venga da quest’ultimo dedotta e comprovata in sede di audizione o mediante la presentazione di memorie difensive. O sia importante per l’indagine. Distinzione tra segnalazione anonima e riservatezza dell’identità del segnalante: Il procedimento di gestione della segnalazione deve garantire la riservatezza dell’identità del segnalante sin dalla ricezione della segnalazione e in ogni fase successiva. La garanzia di riservatezza presuppone che il segnalante renda nota la propria identità per le indagini.

Infrastruttura e sicurezza:

Il software gestionale del Whistleblowing, in linea con il dettato normativo, garantisce livelli di sicurezza sia al segnalante che a livello di infrastruttura.

Sicurezza del segnalante e delle segnalazioni

Sicurezza applicativa:

Validazioni input utente: la piattaforma è basata su un approccio di validazione input dell’utente. Attraverso regole estremamente rigide l’utente viene verificato sia a livello client che a livello server.

Prevenzione CSRF: tutte le richieste gestite dalla piattaforma sono protette da token CSRF.