La plateforme de gestion du Whistleblowing

L’Institut « Vigili dell’Ordine Srl » met à la disposition de ses salariés une plateforme dédiée à la gestion du Whistleblowing,

(https://vigilidellordine.segnalazioni.net)

Il s’agit d’un outil informatique destiné à gérer les signalements d’actes illicites ou de violations concernant le modèle d’organisation et de gestion.

Par « Lanceurs d’alerte », on entend les salariés, les collaborateurs ou les salariés des entreprises fournissant des biens ou des services et réalisant des prestations au bénéfice de l’Institut, les membres des organes sociaux, les collaborateurs, les clients, les partenaires et les consultants.

Les personnes impliquées sont :

• Lanceur d’alerte : personne disposant d’informations utiles et qui transmet le signalement.
• Responsable : personne chargée de gérer le signalement.

En accédant à son espace personnel, le Lanceur d’alerte peut créer un signalement, saisir les informations nécessaires, joindre d’éventuelles pièces et transmettre le tout au Responsable. Le signalement est ensuite pris en charge par le Responsable qui, depuis son espace réservé, dispose de toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion du dossier.

Sont considérés comme pertinents tous les signalements relatifs à des comportements, risques, infractions ou irrégularités portant préjudice à des personnes physiques, des personnes morales ou à l’intérêt public. Puisqu’il n’existe pas de liste exhaustive et univoque des actes illicites pouvant faire l’objet d’un signalement, celui-ci peut notamment concerner des actions ou omissions, commises ou tentées, qui sont par exemple :

• pénalement répréhensibles ;
• commises en violation des codes de conduite ou d’autres dispositions de l’entreprise pouvant faire l’objet de sanctions disciplinaires ;
• susceptibles de causer un préjudice patrimonial à l’Institut ;
• susceptibles de porter atteinte à l’image de l’Institut ;
• susceptibles de porter atteinte à la santé ou à la sécurité des salariés, des usagers ou des citoyens, ou de causer des dommages à l’environnement ;
• préjudiciables aux salariés et aux autres personnes exerçant leur activité au sein de l’Institut.

Le whistleblowing ne concerne pas les plaintes à caractère personnel, les revendications ou les demandes relevant de la réglementation des relations de travail ou concernant les relations avec les supérieurs hiérarchiques ou les collègues.

Les comportements illicites signalés doivent concerner des situations dont le Lanceur d’alerte a eu connaissance, directement ou indirectement, y compris de manière fortuite, en raison de sa relation de travail et de la fonction exercée.

Les signalements fondés uniquement sur des soupçons ou des rumeurs ne peuvent, en revanche, être considérés comme dignes de protection. Il est en effet nécessaire de tenir compte des intérêts des tiers concernés par les informations contenues dans le signalement et d’éviter que l’Institut ne mène des enquêtes internes potentiellement inutiles et coûteuses, susceptibles également d’exposer une personne à de fausses accusations.

L’exigence de véracité demeure en tout état de cause applicable, de même que la nécessité d’apporter la preuve des faits afin de protéger la personne mise en cause.

À titre d’exemple, voici une liste des différentes catégories d’actes illicites prévues par la réglementation et pouvant être sélectionnées lors de la création d’un signalement :

• Corruption
• Incitation à la corruption
• Abus
• Vol
• Acte illicite
• Harcèlement moral
• Absentéisme
• Comportements violents ou harcelants
• Autre

CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ

Formes de protection du lanceur d’alerte prévues par la réglementation

Le whistleblowing est réglementé par la loi italienne n° 179 du 30/11/2017, qui a modifié l’article 54-bis du décret législatif italien n° 165/2001.

La réglementation prévoit une protection pour les salariés qui signalent aux personnes compétentes la commission d’un acte illicite et/ou d’une infraction, en les protégeant contre d’éventuelles représailles ou mesures discriminatoires, directes ou indirectes.

L’identité du Lanceur d’alerte ne peut être révélée sans son consentement exprès et toutes les personnes qui reçoivent les signalements ou participent à leur gestion sont tenues de préserver la confidentialité de cette information.

Obligations de confidentialité concernant l’identité du lanceur d’alerte

À l’exception des cas dans lesquels une responsabilité pour dénonciation calomnieuse ou diffamation peut être engagée, ou lorsque les besoins de l’enquête l’exigent, l’identité du lanceur d’alerte est protégée dans tous les contextes postérieurs au signalement.

L’identité du Lanceur d’alerte ne peut être révélée à l’autorité disciplinaire et à la personne mise en cause que dans les cas suivants :

• le Lanceur d’alerte a donné son consentement exprès ;
• la contestation disciplinaire repose, en tout ou partie, sur le signalement et la connaissance de l’identité du Lanceur d’alerte est importante pour la défense de la personne mise en cause, à condition que cette circonstance soit invoquée et démontrée par cette dernière lors de son audition ou par la présentation de mémoires en défense ;
• cette information est importante pour les besoins de l’enquête.

Distinction entre signalement anonyme et confidentialité de l’identité du Lanceur d’alerte

La procédure de gestion du signalement doit garantir la confidentialité de l’identité du Lanceur d’alerte dès la réception du signalement et à toutes les étapes ultérieures.

La garantie de confidentialité suppose que le Lanceur d’alerte communique son identité aux fins de l’enquête.

Infrastructure et sécurité

Le logiciel de gestion du Whistleblowing, conformément aux dispositions réglementaires, garantit des niveaux de sécurité tant pour le Lanceur d’alerte que pour l’infrastructure.

Sécurité du Lanceur d’alerte et des signalements

Sécurité applicative

Validation des données saisies par l’utilisateur : la plateforme repose sur une approche de validation des données saisies par l’utilisateur. Grâce à des règles extrêmement strictes, les données saisies par l’utilisateur sont vérifiées tant côté client que côté serveur.

Prévention CSRF

Toutes les requêtes traitées par la plateforme sont protégées par des jetons CSRF.